Đối với các khoản chi công tác phí, tàu xe, máy bay...doanh nghiệp lưu ý các loại chứng từ sau để đảm bảo là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

1/Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. => người đi công tác cần cung cấp cho kế toán hóa đơn  chính là vé xe tàu, hóa đơn phòng trọ, khách sạn... ngoài ra nếu doanh nghiệp cẩn thận cần có chứng từ thêm là quyết định công tác. Chứng từ chi công tác phí

2/Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

=> Như vậy, luật thuế TNDN đã cởi bỏ cho doanh nghiệp đối với các khoản chi khó có chứng từ (hóa đơn gtgt, hóa đơn bán hàng). Người lao đông đi công tác miền xa, hẻo lánh thì tiền xe, tiền khách sạn thường không có chứng từ. Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần xây dưng quy chế nội bộ và căn cứ vào đó khoán chi tính theo ngày.  

3/Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

=>Như vậy đối với khoản chi trên 20tr, người lao động đi công tác được quyền dùng thẻ ngân hàng để thanh toán và về công ty thanh toán lại.

4/Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

=>Tóm lại, chi mua vé máy bay cần vé điện tử và thẻ lên máy bay + doanh nghiệp thanh toán. Nếu mất thẻ thì chứng từ cần là vé điện tử và quyết định cử người lao đông đi công tác.  

Đại lý thuế Thanh Nam Tham khảo TT26