Lập ngân sách là việc lên kế hoạch - là quá trình tính toán và ước lượng tình trạng tài chính trong tương lai của một hoạt động kinh doanh. Hoạt động kinh doanh này có thể là việc ước lượng một doanh nghiệp, một dự án mới, một phương án đầu tư,... Lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch ngân sách của công ty hàng năm là một công việc quan trọng đối với hầu hết những nhà quản trị doanh nghiệp.  Ngân sách thường có 2 loại là ngân sách cố định (fixed budget) hoặc ngân sách linh hoạt (flexible budget). Ngân sách linh hoạt có nguồn gốc từ ngân sách cố định. Do đó bài viết đề cập đến ngân sách cố định. Ta có thể tự xây dựng một kế hoạch ngân sách bằng các tính toán thủ công hoặc cũng có thể nhờ sự trợ giúp của các phần mềm và công việc duy nhất của người lập là cung cấp số liệu. Thông thường các kế hoạch ngân sách tồn tại ở dạng bảng excel bởi sự tiện dụng phổ biến và dễ dàng điều chính. Sau khi có kế hoạch ngân sách (budget plan), giám đốc tài chính sẽ chuyển tải thành một kế hoạch tài chính (financial plan) để có một bức tranh tổng thế.

MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH Mục đích của việc lập kế hoạch tài chính có rất nhiều, tuy nhiên có thể xem xét đến 4 mục đích chính là:

-Dự báo: ước lượng về kế hoạch thực hiện của kỳ tới dựa trên nguồn lực hiện có.

-Phân bổ nguồn lực: mỗi doanh nghiệp đều có một mức độ các nguồn lực về con người, vốn, tài sản... do đó, việc lập kế hoạch cũng là một cách để doanh nghiệp phân bổ một cách hợp lý nguồn lực của doanh nghiệp.

-Là thước đo: việc lập kế hoạch chính là thước đo cho việc thực hiện trong thời gian tới, là "điểm" để nhà quản trị doanh nghiệp so sách kết quả thực hiện được so với sự kỳ vọng của doanh nghiệp.

-Là mục tiêu thực hiện: việc lập kế hoạch là sự cân đong đo đếm của các phòng ban cho kế hoạch thực hiện kỳ tới, sự kỳ vọng của các cổ đông và đó chính là mục tiêu chung (goal congruence) mà doanh nghiệp hướng đến.

MỘT SỐ ĐIỂM LƯU Ý KHI LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

-Lãnh đạo (Manager) các phòng ban thiếu sự kết hợp với nhau để thực hiện việc lập ngân sách hoặc phối hợp thực hiện kế hoạch ngân sách.

-Tăng/giảm khống: nếu ngân sách lập theo kiểu từ dưới lên (bottom up) hoặc thương lượng (negotiated) thì thường người lập sẽ cố tình tăng chi phí hoặc giảm doanh thu để tạo cho mình một "vùng đệm an toàn"

-Lãnh đạo xem ngân sách chính là kẻ đang "bới vết tìm lông" đối với hoạt động của phòng mình. Ông chủ đang nhìn và ngân sách để xem nhận định phòng đang vượt quá mức chi mà doanh số đang rất kém. -Hoài nghi về ngân sách: sự hoài nghi về ngân sách được lập liệu có chính xác, có căn cứ vào tình hình thực tế, đặc biệt là với các ngân sách dạng lập từ trên ra chỉ tiêu (from the top down), người thực hiện có tư tưởng là "các bố ngồi trên có hiểu gì tình hình ở dưới này đang cạnh tranh khốc liệt thế nào ?"

CÁCH LẬP NGÂN SÁCH Người viết bài này không đi sâu vào cách lập ngân sách mà chỉ đề cập yếu tố kỹ thuật dưới góc độ dân tài chính kế toán để lên một kế hoạch ngân sách gồm có:

1/Lập kế hoạch bán hàng (doanh thu)

2/Lập kế hoạch sản xuất

3/Lập kế hoạch marketing, kế hoạch phân phối..

4/Lập kế hoạch cho khối quản lý.

5/Lập kế hoạch tài chính để có bức tranh toàn bộ của doanh nghiệp: Bảng cân đối kế toán, báo cáo dòng tiền, các chỉ số kế toán chính, nguồn vốn thiếu ....

Master Budget- Management Cost and Accounting Alnoor Bhimani - Charles T.Hornghen - Srikant M.Datar - George Foster

THAM KHẢO MẪU LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH (FINANCIAL MODEL)

Người viết bài xin giới thiệu 2 mô hình lập kế hoạch tài chính theo link đính kèm. Lưu ý bảng này sau khi đã có các số liệu lập ngân sách tổng (doanh thu, chi phí sản xuất, chi phí marketing, quản lý...)

Ưu điểm:

-Bảng excel dễ dàng theo dõi, thay đổi số, tự động tính toán công thức.

-Tạo đầy đủ các báo cáo tài chính để có bức tranh tổng thể của doanh nghiệp. Bức tranh dòng tiền và nguồn vốn cần bù đắp.

-Có bảng so sánh nếu có dữ liệu về đối thủ cạnh tranh.

-Có các chỉ tiêu tính toán tài chính cần thiết để đánh giá "sức khỏe" doanh nghiệp.

-Dự báo so kế hoạch tối đa 5 năm.

Nhược điểm:

-Rối mắt với người sử dụng không rành excel hoặc ít kiến thức về kế toán tài chính.

-Cần chỉnh sửa thêm để phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Mẫu không thể là mô hình phù hợp hoàn toàn cho doanh nghiệp của bạn.

Tải file financial plan theo link sau:

-Financial Project Model v6.8.4 của tác giả Frank Moyes và Stephen Lawrence

-File Financial Model dịch tiếng Việt do một số thành viên GPE lượt dịch.

-Financial Model

Bài viết: Thanh Nam- 

MA-CIMA Advanced Diploma-CPA(VN)

Nguồn tham khảo: -http://www.cimaglobal.com/

-Management Cost and Accounting Alnoor Bhimani - Charles T.Hornghen - Srikant M.Datar - George Foster

---------------------------------------------------------------------------------

Đại lý Thuế Thanh Nam giới thiệu cùng bạn đọc một góc nhìn khác của tác giả Cao Cự Chức về cách lập ngân sách trong file sau.