Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Khi sử dụng hóa đơn tự in, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau

  1.Đối tượng được tạo hóa đơn tự in

a) Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:

- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.

- Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

Ví dụ: Tập đoàn viễn thông VT, trụ sở chính tại Hà Nội, có mức vốn điều lệ trên 15 tỷ đồng đã thực góp tính đến thời điểm phát hành hóa đơn. Tập đoàn đã tạo hóa đơn tự in thì các Chi nhánh, đơn vị trực thuộc Tập đoàn ở khác tỉnh, thành phố với Tập đoàn thực hiện khai, nộp thuế GTGT tại các tỉnh, thành phố cũng được tự tạo hóa đơn tự in.  

b) Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư 17/VBHN-BTC có hiệu lực thi hành có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau: - Đã được cấp mã số thuế; - Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;

- Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế.

- Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.

- Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 17/VBHN-BTC, tải tại đây) và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp (Mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 17/VBHN-BTC, tải tại đây). Trường hợp sau 5 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.  

c) Tổ chức nêu tại điểm a, điểm b khoản này trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này; Quyết định áp dụng hóa đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hóa đơn;

- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn;

- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức;

- Mẫu các loại hóa đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này.  

2.Tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác đảm bảo nguyên tắc:  

- Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

- Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.  

3.Điều kiện và trách nhiệm của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn.  

a) Điều kiện Tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn phải là doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), trong đó có ngành nghề lập trình máy vi tính hoặc xuất bản phần mềm, trừ trường hợp tổ chức tự cung ứng phần mềm tự in hóa đơn để sử dụng.  

b) Trách nhiệm

- Đảm bảo phần mềm tự in hóa đơn cung cấp cho một đơn vị tuân thủ đúng những quy định về tự in hóa đơn; không in giả hóa đơn trùng với các mẫu trong phần mềm đã cung cấp cho doanh nghiệp

- Lập báo cáo về việc cung cấp phần mềm tự in hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung báo cáo thể hiện: tên, mã số thuế, địa chỉ tổ chức sử dụng phần mềm tự in hóa đơn (mẫu số 3.7 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Báo cáo về việc cung ứng phần mềm tự in hóa đơn được lập và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quý. Báo cáo về việc cung ứng phần mềm tự in hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau. Trường hợp tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn ngừng cung ứng phần mềm tự in hóa đơn thì kỳ báo cáo in hóa đơn cuối cùng bắt đầu từ đầu kỳ báo cáo cuối đến thời điểm tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn ngừng cung ứng phần mềm tự in hóa đơn, thời hạn nộp báo cáo về việc cung ứng phần mềm tự in hóa đơn chậm nhất là ngày 20 tháng sau của tháng ngừng hoạt động cung ứng phần mềm tự in hóa đơn. Trường hợp tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn mới bắt đầu hoạt động cung ứng phần mềm tự in hóa đơn hoặc có hoạt động cung ứng phần mềm tự in hóa đơn sau khi ngừng hoạt động cung ứng phần mềm tự in hóa đơn thì thời gian báo cáo tính từ ngày bắt đầu hoặc bắt đầu lại hoạt động cung ứng phần mềm tự in hóa đơn đến hết quý tùy theo thời điểm bắt đầu hoặc bắt đầu hoạt động cung ứng phần mềm tự in hóa đơn. Trường hợp tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn là tổ chức ở nước ngoài hoặc doanh nghiệp tự tạo phần mềm tự in hóa đơn để sử dụng thì không phải báo cáo về việc cung ứng phần mềm tự in hóa đơn. Cơ quan thuế nhận báo cáo và đưa các dữ liệu lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo.  

4. Đối với các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 17/VBHN-BTC và không mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế thì doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in dưới hình thức như sau: Doanh nghiệp vào Trang Thông tin điện tử của cơ quan thuế (Tổng cục Thuế hoặc Cục thuế) và sử dụng phần mềm tự in hóa đơn của cơ quan thuế để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đảm bảo cơ quan thuế kiểm soát được toàn bộ dữ liệu của hóa đơn tự in đã lập của doanh nghiệp.

Thanh Nam Tham khảo thông tư 17/VBHN-BTC điều 6