Lập và ký chứng từ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hiệu lực 01/01/2015
1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
2. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
3. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
4. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
5. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
6. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
7. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
8. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
9. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
10. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
-------------------
Preparation of supporting documentation
All the transactions arising in connection with the enterprise shall be prepared supporting documentation. The supporting documentation shall be prepared once for one transaction. Its elements shall include all items and be clear and true with the those of the transaction. The handwriting on the supporting documentation shall be clear and shall not be erased, crossed out or abbreviated.
Amounts written in words shall match those written in figures.
The supporting documentation shall be prepared adequate required number of sheets applied to each piece of supporting documentation. For supporting documentation of multiple sheets, they shall be prepared once for all sheets with the same elements which are computerised, typewritten or carbon-paper written. For special cases in which multiple sheets must be prepared but cannot be written once for all sheets, they may be written in two folds, but consistency in the elements and legality of all sheets shall be assured.
Signing of supporting documentation
All supporting documentation shall be valid once they comprise of adequate signatures matching the titles required for them. For electronic supporting documentation, they shall include electronic signatures in accordance with the law. All the signatures shall be signed with ball-point pens or pens and shall not be signed in red ink or with pencils. Signatures shall be infixed on each sheet of the supporting documentation for payment purposes. The signature infixed by a person on the supporting documentation shall be consistent with and similar to the required registered signature and where the signature is not registered, the later signature shall match the former one.
At those enterprises where there are no available chief accountants, they shall nominate accountant-in-charge to work with clients, banks and in this case, the signature of the chief accountant shall be replaced by that of the accountant-in-charge of that entity. The accountant-in-charge shall fulfil the duties and powers assigned to the chief accountant.
The signatures of the corporate leader, i.e. the Director-General, Managing Director or the authorised person, and of the chief accountant (or the authorised person) and the company’s seal stamped on the supporting documentation shall match the effective specimen seal and signatures as registered at banks. The accountant’s signature stamped on the supporting documentation shall resemble the one that has been registered with the chief accountant.
The chief accountant (or the authorised person) shall not sign by order of the corporate leader. The authorised person shall not re-authorise the others.
The enterprise shall open a register for specimen signatures of the cashier, warehouse keeper, accountants, chief accountant (and the authorised person), Director-General (and the authorised person). The register for specimen signatures shall be paged, stamped of marginal seal, and monitored by the corporate leader (or by the authorised person) for convenient checking when it is necessary. Each person shall sign three (3) specimen signatures on the register.
The persons who are competent or authorised to sign the supporting documentation shall not do so if not filling the required elements or if filling inadequate elements on those supporting documentation in accordance with the signers’ responsibilities.
The segregated signing on the supporting documentation which is decided by the Director-General (Managing Director) shall comply with the law, and managerial requirements and assure strict control and safegarding of the enterprise’s assets.
Bình luận
Gửi bình luận
Hãy nhập đầy đủ các thông tin yêu cầu trong ô có dấu (*). Không được phép sử dụng mã HTML.