Sửa chữa sổ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hiệu lực 01/01/2015 

1. Đối với sai sót của kỳ báo cáo: 

1.1. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót của kỳ báo cáo thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:  
    
a. Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: 

   - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; 

   - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. 

b. Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:  

   - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;  

   - Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.  
    
c. Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp  ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. 

d.  Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: Trường hợp phát hiện sai sót thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;  

2. Đối với sai sót của các kỳ trước: Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.   

-------------- 

Correcting of books of account   

On the detection of any errors in the manual books of account arising out of th eposting of entries, misrecorded information or figures shall not be erased causing lost trails but corrected by one of the following methods: 

(1) Method of Rectifying 

This method is used to rectify errors by striking erroneous parts through, but conspicuousness of such shall be assured.  Above the strike-through parts, the corrected fiures or words shall be recorded in normal ink and the signatures of the chief accountant or the accountant-in-chief shall be infixed next to the corrected parts.  This method shall be applied to the following cases: 

-       Errors in descriptions irrelevant to the corresponding relationship between the accounts.
-       Errors that do not affect total amounts.

(2) Method of Negatives Recording (also, Red-inking Method) 

This method is used to correct the errors by rewriting the misrecorded entries in red ink or in parentheses to cancel them and by rewriting the correct entries in normal ink for alteration.  This method shall be applied to the following cases: 

-       Errors in corresponding relationship between the accounts due to misfinalisation of the accounts which have been recorded but which cannot be corrected by the Method of Rectifying, or
-       Errors have been detected after the filing of the financial statements to competent authorities.

In these cases, the errors shall be prospectively corrected to the books of account for the year in which they are detected or shall be retrospectively corrected in accordance with VAS 29-Changes in Accounting Policies, Estimates and Errors.

- Errors where the entries in the accounts carry repeated amounts, or where the misrecorded amounts are higher than the correct ones.     

On using the Method of Negatives Recording to rectify the wrong parts, “Rectified Supporting Documentation” shall be prepared and signed by the chief accountant or the accountant-in-charge.  

(3) Method of Supplementary Recording  

This method is applied to cases where the corresponding relationship between the accounts is correctly recorded but where the recorded amounts are lower than the ones included in the supporting documentation, or where the amounts written on the supporting documentation are missed or are not fully added.  

Corrections under this method shall be accompanied by “Supporting Documentation for Supplementary Recording” for recording the deficit differences against those of the supporting documentation.