Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hiệu lực 01/01/2015 

1. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. 

2. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:  

            - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;  

            - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; 

            - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; 

            - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 

3. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán. 

            - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; 

            - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; 

            - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.           

4. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 

------------------------ 

Steps to circulate and verify supporting documentation     

All the supporting documentation prepared by the enterprise or sent in by external parties shall be collected and forwarded to the accounting function.  The accounting function shall first check its elements and verify its legality before posting to the books of account. 

Steps to circulate the supporting documentation include the following: 

·         Preparing, accepting, and proceeding the supporting documentation,
·         Verifying and signing the supporting documentation, or submitting to the Managing Director for approval-done by the accountants and chief accountant,
·         Sorting and arranging supporting documentation; finalising the accounts; and posting entries to the books of account, and
·         Filing and maintaining the supporting documentation.

Steps to verify the supporting documentation 

·         Verifying clarity, integrity, and completeness of the items and elements written in the supporting documentation,
·         Verifying lawfulness of the written transactions, and reconciling them to other relevant materials,
·         Verifying accuracy of the figures and information recorded in the supporting documentation,

On the verification of the supporting documentation-if breaches of policies, regime, stipulations on economic and financial management laid down by the Government, such supporting documentation shall be rejected (non-disbursement of cash, non-payment, non-issuance of inventory) and reported to the Managing Director for timely handling under current law.

For the supporting documentation which are improper in terms of procedures, elements and figures, i.e. unclear, the person in charge of verifying or posting entries shall return and shall request further additional procedures, and relevant adjustments to such supporting documentation prior to using it as the underlying input for posting to the books of account.